Gestione dell'esercizio dei diritti degli interessati

La policy descritta qui di seguito si ripropone di analizzare e descrivere le modalità che consentono agli interessati di esercitare i diritti così come riconosciuti nel Regolamento UE 2016/679. Il presente documento si applica a tutti i soggetti, senza distinzione di ruolo e mansione durante il trattamento dei dati personali.

Va premesso che il Titolare del Trattamento ha adottato misure tecniche ed organizzative che consentono l'esercizio dei diritti e garantire un pronto riscontro agli interessati.
Per questo motivo ha altresì previsto tutta la modulistica necessaria, tra cui un registro che annoti tutte le richieste effettivamente pervenute.
La risposta all'interessato deve pervenire entro il termine massimo di un mese, salvo richieste di particolare complessità che necessitino di un allungamento dei tempi

L'esercizio dei diritti è improntato a determinati principi.

Principi generali

In relazione al trattamento dei propri dati personali l'interessato ha diritto di ottenere dall'Organizzazione, in qualità di Titolare del trattamento:

La conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
L'indicazione dell'origine dei dati personali;
L'indicazione delle finalità e modalità del trattamento;
L'indicazione della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
L'indicazione degli estremi identificativi del Titolare e di eventuali Responsabili, ove previsti;
L'indicazione dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati;
L'aggiornamento, la rettifica o l'integrazione dei dati;
La cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

Di seguito sono specificati i singoli diritti:

1. Diritto di accesso

L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle informazioni riguardanti il trattamento.

2. Diritto di rettifica

L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l'interessato ha il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

3. Diritto di cancellazione (diritto all'oblio)

L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l'obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali.

4. Diritto di limitazione del trattamento

L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:

a. L'interessato contesta l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l'esattezza di tali dati personali;
b. Il trattamento è illecito e l'interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo;
c. Benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
d. L'interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 1 del regolamento, in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato.

5. Diritto alla portabilità dei dati

L'interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti. Nell'esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati, l'interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all'altro, se tecnicamente fattibile.

6. Diritto di opposizione

L'interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni.

7. Diritto di non essere sottoposto a processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione

L'interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.

La procedura interna prevede il susseguirsi delle seguenti fasi:

Ricezione della domanda;
Identificazione dell'interessato (ove possibile attraverso sistemi informatici, diversamente mediante documento di riconoscimento);
Analisi della richiesta;
Valutazione degli interessi in gioco;
Assunzione della decisione finale.